بایگانی

آشنایی با مفهوم بایگانی:

 بایگانی دارای دو مفهوم به شرح زیراست:

• بایگانی یعنی طبقه بندی، تنظیم و نگهداری اسناد و حفاظت از اسناد و مدارك با روشی كه بتوان با سرعت و سهولت و صرف وقت و هزینه و نیروی انسانی كم به آن اسناد دست پیدا كرد.
• بایگانی یعنی محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی

بایگان امور اداری: كسی است كه بتواند از عهده ی تشكیل پرونده های مختلف اداری، تحویل و تحول آنها و بایگانی اسناد و مدارك و اسناد خرید و… كدگذاری آنها با روش های مختلف اعم از دستی و كامپیوتری برآید.

تاریخچه بایگانی:

از زمانی که خط به وجود آمد بشر به اهمیت حفظ و نگهداری خاطرات و حوادثی که اتفاق می افتاد پی برد وبهترین نمونه سنگ نوشته ها وکتیبه ها یی است که امروز در گوشه وکنار دنیا کشف می شود هم اکنون نیز در سیستمهای اداری به طور گسترده با شیوه های جدیدبه حفظ و نگهداری اسناد ونوشته هامی پردازند.

فواید بایگانی:                                              

1– شناسایی کامل کارمندان واطلاع امور اداری ازآنها: تمام مشخصات کارکنان یک سازمان در پرونده پرسنلی آنها ثبت میشودتا درمواقع نیاز مورد استفاده قرار گیرد.توسط یک پرونده پرسنلی میتوان به سطح تحصیلات تجربیات وضع  روحی وجسمی وضع استخدامی وحتی کارایی یا عدم کارایی یک کارمند پی برد.

2 – اطلاعات لازم ازنظرقوانین تصویب نامه ها وبخشنامها واجرای صحیح آنها: معمولادر یک کشور قوانین به صورت طرح لایحه ازمجلس میگذرد سپس هیئت وزیران در حدود اختیارات خود می توانند تصویب نامه ها وآیین نامه ها را برای اجرا تدوین نموده وبه ادارات مختلف ارسال می نمایند ولازم است برای هر کدام پرونده ای جداگانه تنظیم نمایند و بایگانی این اطلاعات را به طور کامل نگهداری می نماید.

3- ثبت وضبط اموراز نظر تاریخ: بعضی ازا فراد علاقه دارند وقایع کشور خود را از نظر داخلی ویا خارجی ثبت نمایند وبرای این کار از اطلاعات موجود در پرونده ها ی بایگانی شده در وزارتخانه ها وادارات مختلف استفاده می نمایند.

4- پیدا کردن اشتباهات: بارها اتفاق افتاده است که در مورد اشخاص و ارباب رجوع اشتباهاتی رخ داده است که اگر این اشتباهات اصلاح نگردند زیان های مادی ومعنوی زیادی به دنبال خواهد داشت ولی با داشتن یک بایگانی مطمئن  می توان تا حد زیادی ازاین اشتباهات جلوگیری کرد یادرصددرفع آنها برآمد.

5-کمک به آمارگیری کشور: دستگاه های آمار گیری از آمارهای موجود در بایگانی ادارت برای مقاسیه و به دست آوردن اطلاعات آماری استفاده می كنند

اهمیت بایگانی:

هربرنامه ریزی و سیستمی منظم وپویا خواهد بود که استفاده كنندگان سیستم هدایت و رهبری یك سازمان به برنامه ریزی نیاز دارد هنگامی یك بایگانی ارزش واعتبارلازم را کسب خواهد کرد كه اطلاعات آن به طور مستمر و مداوم به روز در آمده باشد، به گونه ایی كه با مراجعه به هر پرونده آخرین اقدامات وعملیات را در موضوع پرونده در دسترس قرار دهد و این موقعیت ممكن نمی شود مگر آنكه نامه هایی كه اقدام روی آنها تمام شده است بلافاصله به بایگانی سپرده شود واز انباشته شدن نامه ها برروی میز های کارکنان جلوگیری به عمل آید.با به گردش درآوردن به موقع اطلاعات همواره آن را  بصورت جدید و فعال حفاظت كنند

محل و لوازم بایگانی:

محل بایگانی: در مداخل اداره یا سازمان قرار گرفته و قابل دسترس به سایر واحد ها باشد.

– محل کار سرپرست بایگانی باید طوری انتخاب شود که در نزدیکترین مکان واحد استفاده کننده از بایگانی قرار گیرد، تا عمل نظارت به آسانی میسر شود.

باید به ا ندازه کافی روشن، تمیز به ظوریکه از حشرات موذی مانند موریانه، سوسک….. در امان باشد. –

نکات ایمنی در سیم کشی برق رعایت شود.-

در ضمن وسایل اطفای حریق همیشه باید در اتاق بایگانی موجود باشد.

آشنایی با وسایل مورد نیاز برای بایگانی

ابزار و وسایل بایگانی باید مناسب با سیستم بایگانی و احتیاجات واحد بایگانی و بودجه ای که برای این منظور در نظر گرفته شده است، تهیه شود. لوازم و وسایلی که معمولاً در واحد های بایگانی از آنها استفاده می شود

عبارتند از :

پوشه: برای نگهداری و نتظیم مکاتبات اداری به کار می رود، و از رایج ترین وسایل بایگا نی است

کلاسور: نوعی پوشه مقوایی است و برای نگهداری و ضبط مکاتباتی که تعداد آ ن ها ( نسبت به پوشه بیشتر  است به کار می رود.

کارتن بایگانی: نوعی پوشه است که سه طرف آن با بند بسته می شود كه اكثراٌ در بایگانی های راكد برای ضبط ونگهداری چندین پرونده مورد استفاده قرار می گیرد                                  

کازیه: جعبه ای است چند طبقه که نامه های مورد بررسی را در آن قرار می دهند.         

قفسه های بایگانی: از وسایل حفظ و ونگهداری رایج پرونده ها به قفسه های گردان یا فایل های کشویی می توان اشاره کرد.

پانچ : جهت ایجاد سوراخ درسند و قرار دادن آن در گیره ی پرونده به كار می رود.

منگنه: این وسیله ی ساده جهت الصاق پیوست و ضمائم نامه های اداری به یكدیگر ویا نسخ متعدد نامه ها ی اداری به كار برده می شود.

سایر وسایل کار بایگانی عبارت است از: میز و صندلی بایگانی، چهارپایه، نردبان، ماشین دوخت، چسب نواری، ماشین برش، سنجاق، گیره، برچسب، وسایل لاک و مهر، گیره فلزی…

انواع مهر های مورد نیاز در واحد های بایگانی

مهر اصلی وزرات: مهری است مربوط به هر سازمان كه فقط بر روی امضای مدیر یا كسی كه حق امضا دارد زده می شود

مهر دبیر خانه: جهت شناسایی واحد دبیر خانه به كار می رود

مهر بایگانی شد: جهت بایگانی هر پرونده در پشت برگه زده می شود

مهر برگ شمار: به منظور حفاظت از اسنادو مدارك داخل پرونده و جلوگیری از مفقود شدن آنها، مخصوصا” در مورد اسناد و مداركی كه دارای پیوست هستند؛ مانند پرونده های كارگزینی- امور مالی- قراردادها

بهتر آن است كه اوراق و محتویات هر پرونده ” برگ شماری ” شوند. شماره ی برگ یا برگ های پرونده با امضای مسئول به متقاضی داده شود و این مهر به پشت هر كدام از برگ ها ممهور گردد.